Консалтинговая фирма "Финансофф"

В настоящее время и особенно после кризиса, распространение среди организаций и компаний малого и среднего бизнеса получили услуги аутсорсинга - передачи части работ, бизнес-процессов сторонним организациям. Это существенно помогает снизить издержки, позволяет сэкономить временные и финансовые ресурсы.

Экономический словарь определяет термин "аутсорсинг" как передачу традиционных неключевых функций организации (Заказчика) внешним Исполнителям - субподрядчикам, высококвалифицированным специалистам сторонней фирмы.

Принцип аутсорсинга: "Оставляю себе только то, что могу делать лучше других, передаю внешнему исполнителю то, что он делает лучше других".

Закон о бухучете от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ предоставляет право организациям "передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту" (пп. "в" п. 2 ст. 6).

Бухгалтерский учет - требует наличия квалифицированных кадров, финансовых средств, повышенного внимания и значительного времени. Те организации, которые не готовы в настоящее время отвлекаться на ведение бухгалтерского и налогового учета, могут передать эти функции специализированной сторонней организации.

Как показывает практика, передача бухгалтерии на аутсорсинг осуществляется в основном небольшими или средними компаниями, а также вновь созданными организациями, организациями с сезонным характером работ, а также многопрофильными фирмами, для которых содержание в штате бухгалтеров, знающих специфику учета в производстве, строительстве, торговле и так далее, дорогое удовольствие. В таких случаях привлечение аутсорсера способствует сокращению затрат на ведение бухгалтерского и налогового учета (по сравнению с содержанием собственного штата), повышает качество бухгалтерской информации, позволяет концентрировать внимание менеджеров на основной деятельности.

Для многих организаций малого и среднего бизнеса средние затраты на содержание одного штатного бухгалтера и его рабочего места в месяц составляют  от 60 000 рублей.

Кроме того, работодатель (Заказчик) несет единовременные затраты на приобретение компьютера, бухгалтерскую программу, справочно-правовую систему - от 30 до 45 тыс. руб.

В то же время услуги аутсорсинговой (бухгалтерской) компании обойдутся Заказчику в меньшую сумму.

Таблица для сравнения  (2011 год)

Показатели	Собственная бухгалтерия	Внешняя бухгалтерия
Количество сотрудников в штате	От 1 и более	От 5 и более
Специализация сотрудников	Узкая	По многим отраслям бизнеса
Отпускные, больничные, декретные, административный отпуск и т.д.	Да	Нет
Затраты на оргтехнику, транспорт, канцтовары, телефонные переговоры и мобильная связь и т.д.	Да	Нет
Организация рабочих мест (помещение)	Да	Нет
Подбор сотрудников бухгалтерии	Да	Нет
Подбор сотрудников бухгалтерии	Да	Нет
Платежи в бюджет по налогу на доходы с физических лиц (13%  от ФОТ)	Да	Нет
Платежи в бюджет по страховым взносам (34% от ФОТ)	Да	Нет

 

Главная цель бухгалтерского обслуживания - повышение надежности и экономической эффективности бизнеса. Включает: устранение ошибок в учете, снижение налоговых рисков, минимизация уплачиваемых налогов, повышение надежности учета.

Объем услуг, которые предоставляют специализированные организации - аутсорсеры, ограничен только финансовыми возможностями организации-Заказчика.

Практически любая специализированная организация - аутсорсер может:

- восстановить бухгалтерский учет (в том случае, если он в течение
какого-то времени не велся);

- разработать бухгалтерскую и налоговую учетную политику;

- подготовить и оформить всю первичную документацию по хозяйственным операциям;

- оформить банковские документы;

- полностью взять на себя весь бухгалтерский и налоговый учет;

- сформировать все налоговые регистры;

- составить бухгалтерскую и налоговую отчетность;

- представить отчетность в налоговую инспекцию, внебюджетные фонды, органы статистики;

- вести кадровое делопроизводство;

- оказывать консультационные услуги;

- представлять интересы организации-заказчика в налоговых органах, внебюджетных фондах, иных организациях и учреждениях, связанных с исполнением обязанностей по ведению бухгалтерского и налогового учета (дача пояснений по поводу бухгалтерской и налоговой отчетности, в том числе во время выездных и камеральных налоговых проверок, проведение сверок, получение справок и пр.);

- принимать на своей территории проверки из налоговой инспекции и внебюджетных фондов;

- осуществлять ведение архива документов организации-заказчика;

- представлять информацию по запросам организации-Заказчика и др.

Поэтому при анализе потенциальной стоимости услуг специализированной организации - аутсорсера необходимо учитывать объем передаваемых ей функций, спектр оказываемых ею услуг, количество финансовых транзакций в месяц и их сложность: чем их больше и чем они сложнее, тем дороже будет стоимость услуг аутсорсера.

Кроме того, стоимость услуг по ведению бухгалтерского и налогового учета и представлению отчетности в налоговые органы зависит от следующих факторов:

- видов деятельности организации-Заказчика;

- наличия у организации - Заказчика обособленных подразделений;

- количества работающих (сотрудников) по любым основаниям в организации-Заказчика;

- количества первичных учетных документов организации-Заказчика;

- количества расчетных счетов,

- количества кассовых аппаратов;

- степени участия персонала Заказчика в совместной работе.

- используемой организацией-заказчиком автоматизированной системы обработки первичных учетных документов;

- территориального расположения налоговой инспекции, органов статистики и внебюджетных фондов.

Необходимо также иметь в виду, что на аутсорсинг можно передать как весь объем финансовых операций, так и выборочно - только нестандартные, наиболее сложные, специфические и спорные операции.

В зависимости от объема оказываемых услуг и состояния учета на момент заключения договора, Заказчику будет предложен один из трех наиболее популярных вариантов:

1) "нулевой" тариф для вновь созданных организаций и для тех, у кого нулевая отчетность;

2) базовый тариф для Заказчиков стандартного набора услуг, то есть когда предоставляется определенный перечень услуг;

3) разнообразные тарифы для Заказчиков, заказывающих дополнительные услуги, вне рамок бухгалтерского обслуживания. Набор услуг предоставляется по желанию Заказчика, соответственно и цена определяется в зависимости от перечня услуг.

По действующему законодательству обслуживающая специализированная организация - аутсорсер не может платить штрафы за организацию-Заказчика. Тем не менее, правильно составленный договор на бухгалтерское обслуживание поможет предусмотреть механизм компенсации штрафов, если они наложены за ошибки в бухгалтерском учете, возникшие по вине аутсорсера (бухгалтерской организацией).

Поэтому в договоре необходимо предусмотреть ответственность аутсорсера за качество предоставляемых услуг. Как правило, это ответственность за своевременность представления отчетов в контролирующие органы, за правильность начисления налогов, за соответствие ведения бухгалтерского и налогового учетов действующему законодательству. В этом случае руководитель организации при нарушении условий договора может потребовать возмещения убытков (штрафов, обоснованно начисленных налоговой инспекцией, обнаружившей существенные ошибки и нарушения), вызванных действиями специализированной организации - аутсорсера.

Перед тем, как заключить договор со специализированной (бухгалтерской) компанией стоит обратить внимание на наличие у нее сертификата страхования, а также сумму страхования и размер франшизы, то есть объем несения ответственности за свои действия в отношении Заказчика.

Важной особенностью деятельности всех добросовестных аутсорсинговых (бухгалтерских) компаний является несение ответственности за переданный им участок работы на период действия договора. То есть если в течение года специализированная (бухгалтерская)  организация ведет учет Заказчика, то и по истечении срока сотрудничества данная организация будет нести ответственность за те документы и действия, которые были сделаны в период действия договора.

В случае возникновения противоречий между Заказчиком и Исполнителем (бухгалтерской организацией), порядок и размер возмещения ущерба Исполнителем и страховой компанией определяются в судебном порядке исходя из размеров суммы страхования.

При заключении договорных отношений со специализированной организацией - аутсорсером настоятельно рекомендуем организации-Заказчику проявить должную осмотрительностьи заранее получить всю необходимую информацию, позволяющую защитить себя от возможных финансовых потерь и потенциальных конфликтов как в отношениях с самим аутсорсером, так и в спорах с налоговыми органами.

Услуги по ведению бухгалтерского и налогового учета сейчас чрезвычайно востребованы, поэтому их предлагают многие компании (аудиторские, консалтинговые и др.), в том числе специализированные фирмы, предметом деятельности которых является исключительно ведение бухгалтерского учета. Для осуществления такой деятельности не требуется наличие лицензии.

К сожалению, в ряде случаев в силу недобросовестного поведения специализированных организаций - аутсорсеров или незнания специфики деятельности организации-Заказчика их услуги отличаются низким качеством.

Поэтому очень важно правильно произвести тщательную оценку и выбор специализированной организации - аутсорсера.

Гарантией качества услуг аутсорсера и, как следствие, достоверности отчетности организации-Заказчика является прежде всего опыт работы специализированной организации, ее сложившаяся деловая репутация на рынке таких услуг, наличие различных специализированных сертификатов, дипломов, а также оказываемый ею спектр услуг и конкурентоспособные цены. Широкий спектр услуг будет способствовать решению максимального количества проблем организации-Заказчика.

Необходимо обязательно удостовериться в самом факте существования и фактической деятельности организации – аутсорсера:

-проверить реквизиты аутсорсера на официальном сайте ФНС России,

-получить в общеустановленном порядке выписки из ЕГРЮЛ,

-получить копии правоустанавливающих документов непосредственно у аутсорсера (бухгалтерской организации).

 

Объем передаваемых услуг прописывается в гражданско-правовом договоре между Заказчиком и аутсорсером, который заключается на срок от нескольких месяцев до нескольких лет. При этом нанятые специалисты - аутсорсеры остаются юридически независимыми.

После заключения договора Заказчик передает компании-Исполнителю все бухгалтерские документы: счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, кассовые чеки, банковские выписки, договоры купли-продажи, поставок и услуг, первичные документы по кассе, первичные документы для формирования авансовых отчетов, трудовые приказы и договоры, первичные документы по приобретенным основным средствам и материалам.

Все данные, содержащиеся в первичных документах Заказчика, являются коммерческой тайной и разглашению не подлежат, данный пункт обязательно должен быть прописан в договоре.

По окончании отчетных периодов необходимые документы подписываются Заказчиком и сдаются в установленном законодательством порядке в налоговые органы и внебюджетные фонды.

Не правильное ведение бухгалтерского и налогового учета или отсутствие такового может иметь отрицательные последствия для бизнеса: от штрафа по ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях за грубое нарушение правил учета до ареста банковских счетов и приостановления деятельности.

Восстановление учета и разрешения конфликта с контролирующими ведомствами аутсорсеры (бухгалтерские фирмы) так же могут помочь решить. При этом стоит отметить, что ответственность за последствия не предоставления или несвоевременного предоставления аутсорсеру первичных документов, полностью несет Заказчик.

Один из основных минусов ведения учета бухгалтерской организацией состоит в том, что Заказчик доверяет всю информацию о бизнесе сторонней организации и не может полностью контролировать ее специалистов. Следует обязательно убедиться в надежности и чистоте репутации аутсорсера (бухгалтерской организации) и обратить внимание на наличие в договоре пунктов, отражающих порядок отчетности Исполнителя перед Заказчиком, что позволит контролировать оперативность и корректность действий Исполнителя.

Лучше выбирать бухгалтерскую организацию по рекомендации деловых партнеров или друзей, а также оценивать ее опыт работы, наличие постоянных клиентов, дипломов, сертификатов (в том числе страхования ответственности).

Список использованной литературы:

1)      Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 28.09.2010) «О бухгалтерском учете»

2)      Аутсорсинг. Бухгалтерское обслуживание /«Современный предприниматель». 2010. № 4/.

3)      АУТСОРСИНГ, АУТСТАФФИНГ, ЛИЗИНГ ПЕРСОНАЛА: ПРАВОВЫЕ АСПЕКТЫ /"Международный бухгалтерский учет", 2010, N 17/

 

 

 

Источник: Консалтинговая фирма «Финансофф»